採用通知書の書き方と内定通知書の違いを解説｜テンプレート無料ダウンロード付き

「採用通知書」は、人事担当者や企業にとって、労働契約のスタートを明確に示す重要な書類です。実際に、厚生労働省の調査でも、採用通知書を適切なタイミングで発行している企業は【約8割】にのぼり、書面化によるトラブル防止効果が高いことがわかっています。

一方で、「内定通知書やオファーレターとの違いがよく分からない」「書類にどこまで労働条件を明記すれば安心なのか」「そもそもテンプレートをどう活用すればいいの？」と悩む担当者が多いのも事実です。「この記載で本当に法的に問題はないのか…」と不安になる場面も少なくありません。

そこで本記事では、採用通知書の定義や目的、記載項目から無料テンプレートの活用法、最新の法改正対応までを徹底解説。「書き方が分からない」「雛形がほしい」といった現場の悩みを、実例と豊富なノウハウで解消します。

放置すれば思わぬトラブルや損失を招きかねません。最後まで読むことで、あなたの現場で今日から実践できる、正確で安心な採用通知書運用のポイントが手に入ります。

採用通知書とは｜定義・目的・内定通知書との違いを徹底解説
採用通知書の記載項目・書き方ガイド｜必須内容と具体例文
採用通知書テンプレート（Word/Excel/PDF）｜無料ダウンロードとカスタマイズ方法
採用通知書の送付・返信・管理｜郵送/メール対応と正しい運用
採用通知書と労働条件通知書・雇用契約書の関係と使い分け
採用通知書の法的効力・トラブル事例・リスクと対策
採用通知書に関するよくある質問・関連Q&Aと特殊事例
採用通知書の最新動向・法改正対応と人事担当者へのアドバイス
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採用通知書とは｜定義・目的・内定通知書との違いを徹底解説

採用通知書の基本概要と法的意義

採用通知書は、企業が求職者に対して正式な採用を決定したことを通知する書類です。主に選考の最終段階で発行され、内容には入社日や雇用条件、職種、勤務地などが明記されます。採用通知書の発行は、労働契約の成立を証明する重要な役割を担い、後のトラブル防止にも有効です。

発行のタイミングは、選考合格後すぐが一般的です。書面での通知が推奨されますが、近年はメールで採用通知書を送付するケースも増えています。発行の際は、労働条件通知書を兼ねる場合が多く、企業の法的義務を果たすためにも欠かせません。

下記の項目は必ず記載しましょう。

氏名・宛名
入社日・配属先
雇用条件（給与・勤務時間など）
連絡先・問い合わせ先

内定通知書・オファーレター・採用内定通知書の違い比較

採用通知書、内定通知書、オファーレターは混同されがちですが、それぞれ役割や効力が異なります。違いを明確に理解することが重要です。

書類名	定義	主な使用タイミング	法的効力	主な記載内容
採用通知書	正式な採用決定通知	最終選考合格時	労働契約成立	入社日・雇用条件・勤務地
内定通知書	採用予定通知	内定時	解約可能（条件付）	仮採用条件・内定日
オファーレター	条件付き採用案内	グローバル企業等	労働条件明示	ポジション・待遇

内定通知書は主に新卒採用時に使われ、採用通知書は中途採用やアルバイト採用など幅広い雇用形態で用いられます。オファーレターは外資系や専門職で多く見られ、英語版も一般的です。

採用通知書が必要とされる背景と人事実務での位置づけ

採用通知書は、企業と求職者両者の権利保護やミスマッチ防止の観点から、現在の採用実務において必要不可欠な存在です。法的には、労働基準法で労働条件の明示義務があるため、書面での通知を通じて入社条件を明確に伝えることが求められています。

近年は雇用の多様化や働き方改革の影響で、採用通知書の記載内容もより詳細・明確化が進んでいます。特に、ハローワーク経由や再就職手当申請時など公的手続きにおいても、採用通知書が証明書類として利用されています。

人事担当者にとっての主な役割

労働条件の明示によるトラブル防止
入社意思の確認と承諾書の取得
ハローワークや各種申請時の証明書類としての活用

このように、採用通知書は企業の信頼性を高め、求職者の安心感にもつながる重要な書類です。

採用通知書の記載項目・書き方ガイド｜必須内容と具体例文

採用通知書に必要な記載事項一覧と記入例

採用通知書には、企業と応募者双方の誤解やトラブルを防ぐために、明確な情報記載が求められます。下記の表は、主な記載項目とその解説です。

項目	内容のポイント
日付	発行日を明記し、書類の有効性を担保
応募者氏名	正確な氏名を記載し、宛先間違いを防止
会社名・部署名	企業の正式名称と担当部署を記載
採用意思表示	採用決定の旨を明確に伝える文章
勤務開始日	入社日や出社初日を具体的に記載
勤務条件	職種、勤務地、就業時間、給与等を列挙
連絡先	問い合わせ先や担当者の連絡先を記載
返信依頼事項	承諾書などの返送依頼や締切日を明記

記入例
発行日：2024年6月1日
〇〇様
株式会社〇〇　人事部
このたびは貴殿を採用することを決定いたしました。入社日は2024年7月1日、勤務地は本社となります。詳細は別紙労働条件通知書をご確認ください。ご不明点は人事部担当（TEL：03-0000-0000）までご連絡ください。

採用通知書の例文・テンプレートの使い方とカスタム例

採用通知書のテンプレートを活用すれば、記載漏れや表記ゆれを避け、効率的に作成できます。WordやExcel形式の雛形は社内フォーマットの統一にも役立ちます。

テンプレート活用ポイント
– 必須項目を網羅した雛形を選ぶ
– 勤務条件や入社日などは応募者ごとに必ず確認・修正する
– 署名欄や社印の有無など、企業ごとのカスタマイズ項目を事前に確認する

書き換え例
・アルバイト用：給与や勤務日数を簡潔に
・外国人向け：英語併記やビザ関連記載を追加
・書面送付の場合：返信用封筒の同封を案内

利用時の注意点
内容修正時は、労働条件・法令遵守の観点から最新情報に必ず更新することが重要です。

採用通知書と同封する主な書類とその役割

採用通知書と一緒に送付する書類は、応募者との信頼関係や入社手続きの正確性を高める上で不可欠です。

労働条件通知書
労働基準法に基づき、賃金や労働時間、休日などの条件を明記した書類。採用通知書に記載しきれない詳細条件を補足します。
入社承諾書
応募者が採用条件を承諾したことを証明するために返送を依頼する書類。書面で意思確認を行い、双方のトラブル防止に役立ちます。
誓約書（機密保持など）
企業秘密や情報保護の遵守を誓約させる書類。入社前にサインをもらうことで、コンプライアンス強化につながります。
健康診断書・必要書類リスト
入社前提出が必要な書類について案内します。

主な送付書類一覧

書類名	主な目的
労働条件通知書	労働条件の明示・トラブル防止
入社承諾書	採用意思の確認・記録
誓約書	情報漏洩防止・コンプライアンス遵守
健康診断書	健康状態の確認

書類を同封することで、応募者に安心感を与え、入社までの手続きをスムーズに進めることができます。

採用通知書テンプレート（Word/Excel/PDF）｜無料ダウンロードとカスタマイズ方法

テンプレートのダウンロード方法と形式別選び方

採用通知書のテンプレートは、用途や社内運用に応じてWord、Excel、PDFの3形式から選ぶと便利です。各形式の特徴を比較した表で、実務での選び方のポイントを整理します。

形式	特徴	ダウンロード推奨シーン
Word	編集がしやすく社名や条件を個別記載可	汎用的な雛形を自社仕様に変更したい場合
Excel	一括管理や複数書類の同時作成に最適	大量発行やハローワーク提出用
PDF	形式が崩れず安全に送付可能	変更不可の正式通知やメール添付時

ダウンロード手順
1. 必要な形式のテンプレートを公式サイトや信頼できる人事サービスサイトから取得
2. 自社名や担当者名、記載項目を確認し保存
3. 必要に応じてパスワード設定や署名欄追加

無料テンプレートは多くのサイトで公開されており、雛形を活用して効率的に書類作成が可能です。

カスタマイズのポイントと実務編集例

採用通知書テンプレートを自社仕様に編集する際は、記載内容の正確性と労働条件の明示が重要です。編集時のポイントを以下にまとめます。

必須記載事項の確認
入社日、雇用形態、勤務時間、給与、勤務地、業務内容
社名・担当者名を正しく記載
責任の所在を明確にするため、代表者名や担当部署も明記
返信用欄や承諾書同封欄の追加
入社意思確認や手続きを円滑に進めるためのスペースを設ける
注意事項・取り消し事由を明記
労働条件や秘密保持義務など、後のトラブル防止に有効

編集例としては、入社日や賃金条項を最新の労働条件に合わせて調整し、アルバイトや中途採用など用途に応じたテンプレートへアレンジします。WordやExcelでは条件の変更や追加が簡単に行え、PDF形式は内容確定後の配布に適しています。

アルバイト・中途・新卒採用別のテンプレート活用例

雇用形態によって採用通知書の活用方法や記載内容が異なります。下表で特徴を整理します。

雇用形態	活用ポイント	主な記載内容
アルバイト	シンプルな内容で迅速な連絡を重視	勤務時間・時給・勤務地
中途採用	即戦力重視・詳細な条件明示が必要	雇用形態・職務内容・賃金
新卒採用	将来性や研修内容の記載がポイント	配属予定・研修有無・雇用条件

ポイント
– アルバイトはメール送付や簡易版テンプレートでも対応可能
– 中途採用は労働条件の詳細や転職者への配慮を強調
– 新卒は入社日や研修スケジュールを明記し安心感を提供

各雇用形態に合わせたテンプレートを使い分けることで、スムーズな入社手続きとトラブル回避が実現できます。

採用通知書の送付・返信・管理｜郵送/メール対応と正しい運用

採用通知書の送付方法（郵送・メール別）と添え状例

採用通知書は、郵送とメールどちらの方法でも送付が可能です。郵送の場合は、書類の信頼性が高く、同封資料や添え状も一緒に送ることができます。メール送付の場合は即時性に優れ、PDF形式で添付することで紙と同等の効力を持たせられます。

送付時の主な注意点は以下の通りです。

宛名や住所、氏名の記載ミスがないかを厳しくチェック
添え状を必ず添付し、丁寧な文面を心掛ける
返信用封筒や必要書類も必ず同封する
メールの場合は件名・本文・添付ファイル名をわかりやすく統一

送付時に活用できる添え状の例文として、下記のような文面が適切です。

項目	添え状例文
件名	採用通知書送付のご案内
本文	拝啓貴殿のご応募に感謝申し上げます。採用を決定いたしましたので、通知書を送付いたします。ご確認の上、必要書類のご返送をお願いいたします。

郵送・メールどちらの方法でも、受け取り側の不安を解消するため、分かりやすく正確な案内を行うことが重要です。

返信・受領後の手続きと注意点

受領後は速やかに内容を確認し、指定された方法で返信します。返信方法は郵送・メールいずれも認められています。返信メールの場合は、件名や文面を明確に記載し、必要な書類を添付することが大切です。

返信・管理時のポイントは下記の通りです。

期日までに返信・承諾書を返送する
返信メールには感謝と意思表示を明記する
内容に不明点があれば早めに担当者へ連絡する
控えを必ず保存し、後日のトラブルに備える

返信メール例文：

ご担当者様
採用通知書を受領いたしました。この度は採用いただき、誠にありがとうございます。必要書類を添付のうえ、返信いたします。今後ともよろしくお願いいたします。

管理方法としては、書類やメールデータをフォルダ分けし、入社日まで確実に保管しておくと安心です。

採用通知書が届かない・もらえない場合の対応策

採用通知書がなかなか届かない、もしくはもらえない場合は、まず冷静に状況を整理し、速やかに企業へ連絡することが大切です。よくあるケースと対策を下記にまとめます。

電話やメールで担当者に状況確認を行う
「採用通知書をいただけますでしょうか」と丁寧に依頼する
賃貸契約や各種手続きで必要な場合、その旨を明記し早めに相談する
再発行が必要な場合は、理由を添えて速やかに申請する

トラブル例	対応策
メールが未着	迷惑メールフォルダを確認し、再送依頼
郵送が遅延	配送状況の確認と再発行依頼
内容不備	追加情報を依頼・確認

トラブル時には、必ず証拠を残すためにメールでやりとりを行い、送受信履歴を保管しておくことを推奨します。

採用通知書と労働条件通知書・雇用契約書の関係と使い分け

労働条件通知書・雇用契約書との違いと法的効力

採用通知書、労働条件通知書、雇用契約書はそれぞれ目的や法的効力が異なります。採用通知書は企業が選考を経て採用を決定したことを伝える書類で、主に内定承諾や入社意思の確認を目的とします。労働条件通知書は労働基準法により企業が交付を義務付けられており、賃金や労働時間などの詳細な労働条件を明記します。雇用契約書は労使双方が契約内容を確認し合意した証拠となる書類です。

書類名	目的	主な記載内容	法的効力
採用通知書	採用決定の通知・入社意思確認	入社日、職種、連絡事項	通知の意味合い
労働条件通知書	労働条件の明示（法的義務）	賃金、就業場所、労働時間等	労働契約の証拠
雇用契約書	労働契約の成立・双方の合意確認	契約内容全般、双方署名・押印	強い法的効力

各書類は役割が違うため、状況に応じて適切に使い分けることが重要です。

採用通知書と同時に送付する場合の注意とタイミング

採用通知書と労働条件通知書や雇用契約書を同時に送付する場合は、書類の内容や送付タイミングに注意が必要です。まず、採用通知書で入社意思を確認し、同封書類として労働条件通知書や承諾書を添付することで、求職者の不安を軽減できます。

注意点
– 採用通知書と労働条件通知書は混同せず、内容を明確に分けて作成する
– 労働条件通知書の記載漏れや曖昧な表現に注意し、法定事項を正確に記載する
– 承諾期限や提出方法を明記しておくことで、書類の回収漏れや入社トラブルを防止する

送付タイミングは採用決定後、遅くとも1週間以内が一般的です。必要書類の組み合わせで、企業と求職者の双方が安心できる手続きが可能となります。

労働条件通知書がもらえない・承諾前の注意点

労働条件通知書がもらえない場合や内定承諾前には、必ず企業へ確認の連絡を入れましょう。法律上、労働条件通知書は労働契約締結時に交付が義務付けられています。未交付のまま承諾・入社すると、後で条件の食い違いによるトラブルが発生するリスクがあります。

未交付時の対応方法
1. 採用担当者に労働条件通知書の発行を依頼する
2. 口頭説明ではなく、必ず書面やメールなど証拠が残る形で条件を確認する
3. 記載事項に不明点や疑問があれば、承諾前に質問し明確にしておく

主な記載内容のチェックポイント
– 賃金、昇給・賞与、就業場所、勤務時間、休日・休暇
– 契約期間、試用期間、退職・解雇の条件

しっかりと書類を受け取り、納得したうえで承諾することが安心して入社するための第一歩です。

採用通知書の法的効力・トラブル事例・リスクと対策

採用通知書の法的効力と撤回・取り消しリスク

採用通知書は、企業が求職者に採用を正式決定した証拠となる書類です。発行後は、原則として企業・求職者双方に法的拘束力が生じます。特に採用通知書に入社日や賃金など労働条件が明記されている場合、労働契約成立の証拠となり、企業が一方的に撤回や取り消しを行うことは困難です。

撤回が認められる例外は、採用決定後に重大な経歴詐称や犯罪歴の発覚があった場合など、合理的な理由があるケースに限られます。無断での撤回は損害賠償請求のリスクもあるため注意が必要です。

項目	内容
法的効力	労働契約成立の証拠となる
撤回可能性	原則不可。例外的に合理的理由がある場合に限る
取り消しリスク	損害賠償・信頼失墜など

採用通知書に関するトラブル事例と予防策

採用通知書に関する主なトラブルには、撤回・条件変更・記載漏れ・通知遅延などがあります。たとえば、採用通知書を送付した後に企業側から一方的に採用を取り消した場合、求職者から損害賠償請求を受けるケースがあります。また、給与・勤務条件などの記載が曖昧なために誤解が生じ、後から条件トラブルに発展することも少なくありません。

トラブル回避のためには、以下の点を徹底することが重要です。

採用条件は明確に記載
発行前に内容を複数名でダブルチェック
送付前に内定承諾書・労働条件通知書とあわせて案内
メール送付時はPDF添付で原本性を担保

このような予防策を講じることで、双方の誤解や法的リスクを最小限に抑えられます。

採用通知書の辞退・再発行対応と手続き

求職者が採用通知書を受け取った後に辞退する場合、できるだけ早めに企業担当者へ連絡し、誠実に辞退の意思を伝えることが大切です。メールや電話での連絡が一般的で、文例としては「このたびは採用のご連絡をいただきありがとうございます。慎重に検討した結果、誠に勝手ながら辞退させていただきたく存じます。」などと伝えます。

採用通知書の再発行が必要な場合は、企業の人事担当者に連絡し、理由を明確に伝えた上で再発行を依頼します。再発行時は、紛失・破損・内容の修正など理由に応じて、迅速かつ正確に手続きを進めましょう。

手続き項目	方法・ポイント
辞退連絡	メール・電話で早めに連絡、丁寧な文面
再発行依頼	理由を明記し人事担当へ依頼、PDFや書面で送付
修正対応	内容変更は速やかに訂正通知書を発行

採用通知書に関するよくある質問・関連Q&Aと特殊事例

採用通知書がない場合の対応と再発行方法 – 未発行や再発行の理由、対策を解説。

採用通知書が届かないケースは、連絡ミスや書類紛失、システムトラブルなどが主な理由です。万が一未発行の場合は、まず人事担当者へメールや電話で正式な採用通知書の送付依頼を行いましょう。特に賃貸契約や各種手続きで証明書が必要な場合、速やかな対応が求められます。再発行を依頼する際は、下記のような内容を伝えるとスムーズです。

自身の氏名と応募職種
採用決定の連絡を受けた日付
採用通知書が未着である旨
再発行を希望する理由（例：提出書類で必要）

再発行の場合は、PDFや郵送どちらでも対応可能です。会社側も状況によっては再発行に応じる義務があるため、不安な場合は遠慮せず相談しましょう。

採用通知書の英語版・海外対応とハローワーク関連 – 英語テンプレートや海外雇用、ハローワークでの活用法。

グローバル採用を行う企業や海外在住者向けには、英語版の採用通知書が必要となる場合があります。一般的な英語テンプレートでは、職種名、入社日、勤務地、雇用条件などを明記し、日本語版と同等の情報を記載します。

ハローワークでの手続きには、採用通知書が「採用証明書」として利用されることも多いです。再就職手当の申請や各種証明書発行時には、下記のような項目を含む必要があります。

必須項目	内容例
氏名	山田太郎
採用日	2024年4月1日
勤務地	東京都新宿区
雇用形態	正社員／アルバイト
会社名	株式会社サンプル

英語版やハローワーク用の書類が必要な場合は、事前に企業へ相談し対応を確認しておくと安心です。

採用通知書とアルバイト・中途採用の特殊事例 – アルバイトや中途採用特有の必要書類や運用法を解説。

アルバイトや中途採用では、採用通知書の運用が新卒採用と異なる場合があります。アルバイトの場合は、簡易な採用通知メールで済む場合もありますが、勤務条件や給与などの重要事項は必ず明記することが大切です。

中途採用では、採用通知書に加えて労働条件通知書が同封されるケースが多く、職務内容や雇用期間、試用期間の有無なども詳細に記載されます。下記のリストは、アルバイト・中途採用で特に必要とされる書類です。

採用通知書（または採用決定メール）
労働条件通知書
入社承諾書
住民票や身分証明書のコピー
健康診断書（必要な場合）

状況によっては、書類の提出方法や返信期限も異なるため、企業からの案内をよく確認しましょう。アルバイトでも正式な採用通知書が必要な場合は、遠慮なく依頼することが重要です。

採用通知書の最新動向・法改正対応と人事担当者へのアドバイス

採用通知書の電子化とデジタル送付の対応

近年、採用通知書の電子化が急速に進んでいます。従来の紙書類の郵送に比べ、メールやクラウドサービスによるPDF送付を活用することで、作成から送付までの業務効率が大幅に向上します。電子契約サービスを活用することで、入社承諾や労働条件の合意もオンライン上で完結するため、時間やコストの削減が可能です。

電子化にあたっては、データの改ざん防止や個人情報保護の観点から、パスワード付きファイルの送付やアクセス権限の厳格な管理が必要です。また、デジタル署名を付与することで、法的効力も確保できます。今後は多様な働き方や遠隔地採用にも対応しやすくなるため、積極的な電子化導入が求められます。

項目	従来の対応	最新の対応ポイント
労働条件の明示	書面交付が主流	電子交付可・記載内容の厳格化
雇用形態別記載	最低限の記載	個別の条件詳細まで明記
法的効力	署名・押印重視	デジタル署名対応可

今後の人事担当者への実践アドバイスと運用改善

これからの人事業務では、採用通知書の運用効率化と法令遵守の両立が必須です。まず、最新のテンプレートを用意し、労働条件や入社手続きの記載内容を常に最新情報に保ちましょう。クラウド管理や一元的なファイル共有サービスを活用することで、複数担当者間での情報共有もスムーズに行えます。

情報収集の方法としては、厚生労働省や業界団体の公式ガイド、専門メディアで法改正情報を定期的にチェックすることが効果的です。実務でのトラブル防止のため、採用通知書発行のタイミングや、承諾書の回収状況をリストで管理し、対応漏れを防ぐことが重要です。

最新テンプレートの定期見直し
労働条件通知書との兼用化による運用効率化
セキュリティ対策と電子契約の導入
法改正や判例情報の定期チェック

これらの実践で、採用通知書の発行・管理業務をより安全かつ効率的に進めることができます。