採用証明書の書き方と提出方法を徹底解説｜必要な理由やダウンロード・記入例も紹介

「採用証明書」と聞いて、「失業手当の停止や再就職手当の申請、どのタイミングで何を提出すべきか分からない…」と不安に感じていませんか？実際、厚生労働省の統計によると、雇用保険受給者のうち【年間30万人以上】が再就職時に採用証明書の手続きを経験しています。わずかな記入ミスや提出遅れが、再就職手当の不支給や給付制限の延長につながるケースも少なくありません。

また、2025年以降の雇用保険法改正では、証明書の様式や提出ルールが大きく変わる予定です。最新の行政指針や、実際の現場で多発するトラブル事例をもとに、今後「損をしないための手続き」や「企業・個人で陥りやすい落とし穴」を徹底解説します。

「手続きが面倒」「企業への依頼方法が分からない」「自治体ごとの違いで混乱している」——そんな悩みをたった数分で整理し、スムーズな再就職スタートを目指しましょう。最後まで読めば、あなたにとって最適な手順と注意点がすべて分かります。

採用証明書とは？定義・目的・必要性を徹底解説

採用証明書は、主に失業手当を受給している方が再就職した際、雇用保険法に基づき企業が発行する公的な証明書です。再就職手当の申請や失業手当の支給停止、給付制限解除など、ハローワークでの手続き時に必要不可欠な書類となります。採用証明書を正しく作成し、期限内に提出することで、雇用保険の給付を適正に管理し、企業と従業員双方の手続きを円滑に進める役割を担っています。

採用証明書の法的根拠と行政的役割

採用証明書は、雇用保険法第7条および第10条に基づいて発行される重要な証明書類です。ハローワークはこの証明書をもとに、失業給付の停止や再就職手当の支給可否を判断します。企業（事業主）は、採用した従業員から依頼を受けた場合、出勤簿や労働契約書などを確認し、正確な内容で証明書を作成する必要があります。記入漏れや誤記載があると、手続きが遅延したり、給付が受けられないリスクも高まります。

下記に、採用証明書の主な記載項目と役割をまとめました。

項目	内容・注意点
氏名	採用者本人の氏名
入社日	実際の雇用開始日
雇用形態	正社員・契約社員・パート等を明記
事業所情報	会社名、所在地、連絡先
従業員数	事業所全体の人数
雇用保険の有無	被保険者番号等の記載

採用証明書が必要な3つの具体例

採用証明書が必要となる主なケースは以下の3つです。

1. 失業手当の支給停止
   失業保険受給中に再就職した場合、速やかに採用証明書をハローワークに提出することで、手当の不正受給や重複支給を防ぎます。

2. 再就職手当の申請
   再就職手当の支給申請時には、採用証明書を提出して新しい勤務先での雇用実態を証明します。提出が遅れると手当が受け取れない場合もあるため注意が必要です。

3. 給付制限解除時
   給付制限期間中に再就職が決まった際、速やかに提出することで制限解除が認められます。

これらの場面では、企業に採用証明書の作成を依頼することが求められます。依頼の際は、入社後できるだけ早いタイミングでお願いするのがポイントです。

雇用保険法改正による最新要件（2025年以降対応）

2025年以降、雇用保険法の改正により、採用証明書の提出方法や記載項目に一部変更が予定されています。特に「給付制限解除証明書」との違いに注意し、以下のポイントを正確に記入してください。

• 給付制限解除証明書は、主に給付制限がかかっている場合に必要となる証明書です。採用証明書とは用途が異なるため、申請時に間違えないようにしましょう。
• 最新の書式は、ハローワーク公式サイトからPDFまたはエクセル形式で無料ダウンロードできます。
• 手書き・データ提出の可否や押印不要など、行政の指示に従いましょう。

今後の法改正や運用変更にも柔軟に対応し、確実な手続きを行うことが重要です。

採用証明書の記入方法：事業主・受給者別詳細ガイド

事業主記入欄の必須項目と裏付け資料

採用証明書の事業主記入欄には、以下の必須情報を正確に記載する必要があります。

項目	内容	裏付け資料例
会社名	登記された正式名称	登記簿謄本・会社印鑑証明
事業所所在地	会社の所在地	会社案内・登記簿
電話番号	連絡の取れる番号	会社案内・名刺
代表者氏名	法人の代表者名	登記簿謄本
採用者氏名・生年月日	採用した従業員の情報	労働者名簿
雇用年月日	実際の入社日	出勤簿・タイムカード
雇用形態	正社員、契約社員、アルバイト等	雇用契約書
労働時間	週・日単位での労働時間	就業規則・雇用契約書
従業員数	就業規則上の従業員数	労働者名簿・就業規則
業種	会社が属する業種	登記簿・会社案内

正確な記入が再就職手当や失業給付の適正な支給に直結します。裏付け資料に基づいて、必ず最新情報を反映してください。

受給者記入欄と再就職手当支給申請書の連携

受給者記入欄では、支給番号・氏名・生年月日・内定日など、ハローワークで管理される情報と完全一致させることが求められます。

• 支給番号：雇用保険受給資格者証に記載された番号を転記
• 氏名・生年月日：公的書類と同じ表記で記入
• 入社日・内定日：実際に雇用開始・内定した日付
• 受給資格者証番号：誤記入防止のため、原本を見て記載

再就職手当支給申請書の添付欄と連携し、記載内容が一致しない場合、支給が遅れることがあります。記載ミスのないよう、書類を2度チェックしましょう。

記入時の注意点とミス防止チェックリスト

採用証明書の記入では、以下のポイントに注意してください。

• 押印不要化：多くの場合、事業主印の押印は不要です。ただし、ハローワークごとに異なる場合があるため、提出前に確認しましょう。
• データ送付可否：PDFやExcelデータでの送付が可能な場合があります。ハローワーク公式サイトでダウンロードしたフォーマットを使用し、手書き指定がなければパソコン入力も認められます。
• 手書き指定の例外：一部ハローワークでは手書きを求める場合もあるため、事前に担当窓口へ確認が必要です。

ミス防止チェックリスト
1. 支給番号や氏名、生年月日は原本を見て写す
2. 雇用年月日・労働時間などは雇用契約書で確認
3. 押印の要否を提出先ハローワークに確認
4. テンプレートは最新のものを公式サイトからダウンロード

派遣・アルバイト・契約社員の場合の記入違い

雇用形態によって記入方法や注意点が異なります。下記表にまとめます。

雇用形態	記入箇所の違い・ポイント
派遣社員	派遣元会社名・派遣先事業所名の両方を記載
アルバイト	雇用期間や労働時間の記載を特に正確に
契約社員	雇用形態が「契約社員」であることを明記

ハローワークの判断基準としては、「実際に雇用契約を結び、就労が開始された事実」が証明できれば、どの雇用形態でも採用証明書は有効です。雇用形態ごとの必要項目が不足しないようご注意ください。

採用証明書のダウンロードとテンプレート活用法

ハローワーク公式書式の入手経路一覧

採用証明書は、就職が決まった際や再就職手当の申請時に必要な重要書類です。ハローワークの公式サイトでは、全国共通のPDFフォーマットが無料でダウンロードできます。地域別のExcel版も用意されており、東京・大阪・神奈川といった主要都市ごとに最適化された書式が選択可能です。以下の表で主な入手経路をまとめます。

書式タイプ	ダウンロード場所	対応地域	ファイル形式
全国共通	ハローワーク公式サイト	全国	PDF
地域別	各都道府県労働局	東京・大阪・神奈川	Excel

ポイント
– 全国版PDFは即時印刷・手書き記入に最適
– 地域版Excelは電子編集や社内管理に便利

上記書式は、必要に応じて何度もダウンロードできるため、早めの準備が安心です。

テンプレートのカスタマイズと保存方法

採用証明書は、WordやExcel形式のテンプレートを活用することで、企業ごとのロゴやフォーマットに簡単に合わせられます。編集手順は次の通りです。

1. 公式ExcelまたはWordテンプレートをダウンロード
2. 自社のロゴ画像を挿入
3. 必要項目（氏名・入社日・雇用形態等）を入力
4. 社内規定に合わせて保存・管理

カスタマイズ時の注意
– ファイル名は「採用証明書_氏名_年月日」などで統一
– 編集後はPDF形式で保存し改ざん防止
– 企業ロゴは右上やヘッダー部分に配置すると視認性が向上

テンプレートを自社仕様にしておくことで、今後の手続きがスムーズになり、従業員や人事担当者の負担軽減にもつながります。

ダウンロード後の検証ポイント

採用証明書の様式は法改正や自治体ごとのルール変更により更新されることがあります。ダウンロード後は、下記の検証を忘れずに行いましょう。

• バージョン表記を確認
• 2025年改正への適合状況をチェック
• 提出先（ハローワークや自治体）の最新ガイドラインに合致しているか

不適切な様式で提出した場合、再提出や手続き遅延の原因となります。特に再就職手当の申請や失業保険の受給停止手続きでは、最新の書式を利用することでトラブル回避が可能です。

自治体独自様式との比較（就労証明書例）

自治体によっては、独自の就労証明書様式を指定している場合があります。採用証明書と就労証明書には互換性がないケースもあるため、以下の点を比較しましょう。

項目	採用証明書	就労証明書
発行元	企業・事業主	企業・事業主
提出先	ハローワーク	市町村役所・保育園など
主な用途	失業保険・再就職手当申請	保育園入園・各種証明
形式	ハローワーク様式が基本	市町村ごとに異なる

注意点
– 市町村独自様式は公式サイトからのみ入手可能な場合がある
– 用途ごとに必要な証明書を正しく選ぶことが重要

最新情報は提出先の公式サイトで確認し、用途に合った様式を使うことで、手続きの迅速化と証明の正確性を保つことができます。

採用証明書の依頼・発行タイミングと最適スケジュール

採用証明書は、失業保険の受給停止や再就職手当申請に必要な重要書類です。適切なタイミングで企業に依頼し、発行までのスケジュールを事前に把握しておくことで、認定日や各種手続きに間に合わないリスクを軽減できます。特にハローワークへの提出期限や、採用証明書が入社前・入社後どちらで必要となるかを正確に押さえ、無駄な待機やトラブルを避けることが重要です。

企業への依頼メール・文書のテンプレート

採用証明書を企業へ依頼する際は、正確かつ丁寧な依頼文が不可欠です。以下は依頼時のポイントと標準的な返信待ち期間の目安です。

項目	内容例
依頼先	人事部または採用担当者
依頼タイミング	内定通知後～入社決定直後
依頼文例	「失業保険手続きのため、採用証明書のご発行をお願いできますでしょうか。」
必要事項の明記	氏名・入社日・雇用形態・証明書提出先（ハローワーク）等
返信待ち期間目安	2～5営業日

依頼はメール・書面どちらでも可能ですが、必ず自分の情報・目的を明記し、返信が遅れる場合は電話でのフォローアップも有効です。

発行タイミング：入社前・入社後・認定日対応

採用証明書の発行タイミングは、雇用保険の被保険者要件やハローワーク認定日と密接に関係します。入社前に企業へ依頼するケースが多いですが、実際の発行は入社日確定後が基本です。スケジュールの目安を下記にまとめました。

タイミング	対応内容
入社決定～入社前	企業へ早期依頼、書類準備開始
入社日当日～翌日	実際の発行・記入（雇用実態確認後が望ましい）
ハローワーク認定日	提出期限に合わせて速やかに提出

雇用保険の被保険者資格取得日や再就職手当申請の条件によっては、入社後すぐの発行・提出が求められる場合があります。提出期限に遅れると、手当の支給に遅延が生じるため注意が必要です。

依頼がスムーズにいくコツとトラブル回避

採用証明書の依頼をスムーズに進めるためには、担当部署の特定や連絡方法の工夫が効果的です。トラブル回避のためのポイントをリスト化します。

• 人事部門や担当者を事前に確認：会社の代表電話や公式サイトで連絡先を調べる
• 必要事項を明確に伝える：入社日や証明書の提出目的を正確に記載
• 返信や発行状況を定期的にフォロー：返信が遅い場合は電話や再送で確認
• 証明書の郵送・データ送付方法を相談：急ぎの場合はPDFやメール添付も検討
• 記入ミスや不備のチェックを依頼：提出前に内容確認を徹底

このような対応で、採用証明書の発行遅延や認定日に間に合わないといったトラブルを未然に防げます。

内定日基準の記入ルール詳細

採用証明書の記入は、原則として内定日ではなく「実際の入社日」を基準に行います。内定通知書と併用する場合、内定日を記載する項目はなく、採用証明書には必ず入社日と雇用開始日を正確に記載してください。内定通知書による証明は、再就職手当の申請などには代用できないため注意が必要です。会社によっては内定通知書とセットで証明書を発行するケースもありますが、ハローワークには公式様式の採用証明書の提出が求められます。

採用証明書提出方法：郵送・持参・後日対応の全手順

採用証明書の提出は、主にハローワークへの持参、郵送、またはやむを得ない場合の後日提出が選択肢となります。採用証明書は失業手当の受給停止や再就職手当の申請に必要な書類であり、期限や提出方法を誤ると給付金の支給に影響が出ることがあります。提出前に手順と注意点をしっかり確認しましょう。

ハローワークへの提出フロー図解

採用証明書の提出方法は以下の3つがあります。

提出方法	手順	特徴
持参	直接ハローワーク窓口に提出	その場で確認・質問可能
郵送	記入済み書類を郵送	遠方や多忙な方に便利
オンライン	一部地域で電子申請受付	対応エリア要確認

持参の場合は、受付時間や混雑状況を事前に確認し、記入漏れがないか再チェックすると安心です。郵送の場合は、後述する追跡可能な郵便を利用し、到着確認も忘れずに行いましょう。オンライン申請は対応しているハローワークのみ利用可能なので、事前の確認が必須です。

郵送時の書留・返信用封筒活用法

郵送で提出する際は、追跡可能な書留やレターパックの利用が推奨されます。重要書類のため、普通郵便では紛失リスクが高まります。到着確認のために、受付印押印済みの返送を依頼したい場合は、返信用封筒（切手貼付・宛名記入済み）を同封しましょう。

• おすすめ郵送方法
• 簡易書留
• レターパックライト／プラス
• 確認ポイント
• 追跡番号で確実に配達状況を確認
• 返信用封筒を同封し、返送希望メモを添付

この方法により、提出の証拠を手元に残すことができ、トラブル回避につながります。

提出期限超過時の救済措置

採用証明書は原則、入社日または内定日から早めの提出が求められますが、やむを得ず提出が間に合わない場合は、速やかにハローワークへ電話連絡を行い、事情を説明しましょう。事前連絡があることで不認定処分を避けられる可能性が高まります。

• 期限を過ぎた場合の流れ
  1. ハローワークへ速やかに連絡
  2. 遅延理由を説明し指示を仰ぐ
  3. 必要に応じて「遅延理由書」を提出

やむを得ない事情（体調不良や郵送事故等）があれば、証明書類や理由書の提出で救済される場合があります。

認定日時間遅れの理由書類代替

認定日に間に合わなかった場合は、理由書や遅延証明書の提出が必要です。以下に記載例を示します。

項目	記載例
遅延理由	体調不良、交通機関の遅延、災害など
内容	具体的な状況・日時・対応内容を簡潔に記載
添付書類	医師の診断書、交通遅延証明書など該当資料

理由書の例
– 「○月○日、急な体調不良により認定日に来所できませんでした。診断書を同封いたしますので、ご確認をお願いいたします。」

このように、事情を明確に伝えることで、柔軟な対応を受けられる場合があります。提出時は必ず証拠書類を添付し、早めの対応を心がけましょう。

採用証明書不要・代替の場合と例外ルール

雇用形態・手当種類別の不要判定基準

採用証明書は、失業保険や再就職手当の申請に際して必要となるケースが一般的ですが、雇用形態や手当の種類によっては不要となる場合もあります。下記のテーブルで、自身の雇用形態や手当の種類ごとの不要判定基準を確認できます。

雇用形態	採用証明書 必要性	主な理由
正社員	必要	失業保険・再就職手当に必須
派遣社員	必要	ハローワーク提出が求められる
アルバイト	場合により不要	雇用保険未加入なら不要
インターン	多くは不要	雇用保険非適用が多いため

雇用保険に加入していない場合や、再就職手当の受給条件を満たしていない場合は、採用証明書が不要となる可能性があります。アルバイトやインターンは特に注意が必要です。

代替書類の有効性とハローワーク対応

採用証明書が用意できない場合、代替書類の提出が認められるケースもあります。ハローワークへの対応として有効な書類例は以下の通りです。

書類名	代替可否	補足事項
入社証明書	代替可	会社が発行、雇用日明記が条件
労働条件通知書	代替可	雇入日・雇用形態・署名必須
源泉徴収票	原則不可	雇用日が明確でないため原則不可

提出前に必ずハローワーク窓口で代替可否を確認してください。書類によっては担当者の裁量で認められない場合もあるため、事前相談が安心です。

不要判断の自己診断チェックシート

採用証明書が必要かどうかを簡単にチェックできます。下記の5つの質問に「はい」か「いいえ」で答えてください。

1. 失業保険の給付を受けていた
2. 再就職手当の申請を希望している
3. 雇用保険に加入していた
4. 入社先が正社員・派遣社員である
5. ハローワークから証明書提出を求められた

3つ以上「はい」の場合は採用証明書の準備が必要です。
「いいえ」が多い場合は、不要もしくは代替書類で対応可能な場合があります。

再就職手当要件未達時の手続き省略

再就職手当の要件を満たさない場合は、採用証明書の提出が省略できることがあります。特に下記の条件に該当する場合は要件未達となります。

• 失業保険の所定給付日数の残日数が3分の1未満
• 被保険者期間が12カ月未満
• 直近3年以内に再就職手当を受けたことがある

残日数や被保険者期間は、離職票やハローワークの「雇用保険受給資格者証」で確認可能です。必要に応じて窓口で確認しましょう。

採用証明書トラブル完全対策：ミス・遅れ・不支給回避術

よくあるミスと即時修正手順

採用証明書で発生しやすいトラブルの多くは、記入漏れ・誤記入・提出期限超過が原因です。特に、氏名や入社日、雇用形態などの欄が未記入の場合や、記載内容に誤りがあると、ハローワークでの受付がスムーズに進みません。記入後は、必ずダブルチェックを行い、企業の担当者と受給者双方で内容を確認しましょう。

提出期限を過ぎてしまった場合でも、速やかにハローワークへ連絡し、理由を説明することが重要です。表でよくあるミスと修正手順をまとめます。

ミスの種類	修正手順
記入漏れ	必要事項を再確認し、正確に追記する
誤記入	訂正印または新規用紙に書き直し、再提出
提出期限超過	ハローワークに事情説明、最短で再提出

ポイント
– 記入例やテンプレートを活用し、正確な作成を心がける
– 期限内提出のため、入社日直後に依頼・作成する

間に合わない場合のハローワーク交渉術

採用証明書が入社後や期限直前で間に合わない場合は、ハローワークへの迅速な相談が不可欠です。電話や訪問での説明には、要点を押さえた伝え方が効果的です。

【電話・訪問時の説明文例】
– 「入社日が決定し、ただいま事業主に採用証明書を依頼中ですが、提出期限に間に合わない可能性があります。どのような対応が必要でしょうか。」
– 「事業主の都合で証明書の返送が遅れています。提出が遅れる場合の手続き方法を教えてください。」

成功事例として、事情説明を丁寧に行い、提出期限の延長や仮受付が認められたケースもあります。ハローワークは状況に応じた柔軟な対応をしてくれるため、早めの相談と誠実な説明がトラブル回避のカギです。

不支給・不認定時の異議申立方法

採用証明書に不備がある、あるいは期限を過ぎたことで失業保険の不支給や不認定となった場合でも、異議申し立てや再申請の道があります。まず、通知書の内容を熟読し、指摘された理由を明確に把握しましょう。その上で、必要な証明書や追加資料を用意し、ハローワークの窓口で手続きを進めます。

異議申立てのポイントは以下の通りです。

• 通知書やメールを確認し、不認定理由を正確に把握する
• 追加で求められた書類や修正済みの採用証明書を準備する
• 期限内に窓口へ申し立てを行う

受給者へのアドバイス
– 提出遅延や記入ミスの事実を誠実に伝える
– 必要に応じて、勤務先や第三者証明を活用する

出さない場合の行政ペナルティ詳細

採用証明書を提出しない場合、失業保険や再就職手当の支給が停止されるだけでなく、次のような行政ペナルティが発生することがあります。

ペナルティ内容	具体例
支給停止・不認定	失業保険・再就職手当の不支給
返還請求	すでに受給した手当の一部または全額返還命令
行政指導・注意	ハローワークからの指導や今後の手続きでの厳格対応

注意事項
– 故意の未提出や虚偽記載は重い処分の対象となる
– 問題発生時は速やかにハローワークへ相談し、誠実に対応することが重要です

採用証明書に関するトラブルは、早期の情報収集と丁寧な対応で回避できます。正しい知識と実践で安心して手続きを進めましょう。

採用証明書の最新動向と雇用保険法改正対応（2025年以降）

2025年給付制限解除証明書の新様式

2025年以降、採用証明書の様式が大きく見直されます。新様式では、従来の雇用保険受給資格に加え、雇用契約の形態や賃金見込み額などの記入項目が追加されています。これにより、再就職手当や給付制限解除に必要な情報がより詳細に管理されることが重要になっています。下記のテーブルに主な変更点をまとめました。

変更点	旧様式	新様式（2025年～）
氏名・生年月日	必須	必須
雇用開始日	必須	必須
雇用契約形態	任意	必須
賃金見込み額	任意	必須
年収見込み	未記載	必須
電子申請可否	一部対応	全国統一で対応

主なポイント
– 記入漏れがあると手当支給が遅れるため、記載内容を必ず確認しましょう。
– 書類のダウンロードや記入例は各地域のハローワーク公式ページで提供されています。

労働条件通知書との連動ルール

新たな運用では、採用証明書と労働条件通知書の内容が密接に連動します。特に年収見込みの記載は、社会保険の加入判定やいわゆる130万円の壁対策としても重要です。年収見込み額が130万円を超える場合、配偶者控除や保険適用範囲に影響が出るため、正確な記入が求められます。

注意点リスト
– 労働条件通知書の内容と必ず一致させる
– 年収見込みは、基本給・手当・賞与を含めて計算
– 130万円を超える場合は、事前に社内担当者やハローワークで相談

これにより、雇用管理の透明性が向上し、従業員本人の社会保険・税制面でのトラブル防止に役立ちます。

将来の電子化・デジタル申請予測

今後はマイナンバーを活用した電子申請が全国で標準化される見込みです。これにより、採用証明書の作成から提出までがデータで完結する時代が到来します。事業主の証明も電子署名やクラウド管理が普及し、紙の押印や郵送手続きが減少するでしょう。

今後の変化予測
– 採用証明書のデータ提出が主流に
– マイナンバーを使った本人確認の簡素化
– 証明書の保管・再発行が容易に

電子化対応の準備として、社内システムの見直しやデジタル書式への理解を深めることが推奨されます。

地域別ハローワーク運用違い

採用証明書の運用は全国で統一されつつありますが、愛知や大阪など一部地域では独自様式や追加項目が設定されています。たとえば、大阪ではデータ提出フォーマットが独自に提供されており、愛知では押印不要化が早期に進められています。

地域	特徴
愛知	押印不要、電子申請対応早期導入
大阪	独自のデータ提出フォーマット、サポート拡充
東京	全国標準様式に準拠、窓口対応強化

各地域の最新ルールは、地域ごとのハローワークサイトで確認し、提出様式や記入方法に齟齬がないよう十分に注意しましょう。