「不採用通知をどう伝えるか」で、採用活動の信頼性や企業イメージが大きく変わることをご存じでしょうか。実際、応募者の約60％が「不採用連絡の遅延や未通知」に対して企業に不信感を抱いた経験があると報告されています。迅速かつ丁寧な不採用通知は、次回応募や口コミ評価にも直結しています。
「どのタイミングで通知すべきか」「メールと電話、どちらが最適か」「法的な注意点は？」——人事担当者ならではの悩みや疑問は尽きません。特に採用選考のピーク時には、通知対応の遅れがクレームやSNS炎上につながるリスクも。
本記事では、実務で役立つ不採用通知の最適なタイミングや例文、メール・電話・郵送の正しい使い分け方まで、最新の採用現場データをもとに徹底解説します。
最後までお読みいただくことで、応募者対応の質が劇的に向上し、結果的に採用ブランディングや応募者体験まで高められるはずです。あなたの採用業務の「不安」と「迷い」が確実に減る実践的なノウハウを、ぜひご活用ください。
不採用通知の完全ガイド：人事担当者が知っておくべき基礎から実践まで
不採用通知とは？定義・法的背景・企業義務を正確に理解
不採用通知は、選考過程で採用に至らなかった応募者へ正式に結果を伝える重要な連絡です。主な方法はメール、郵送、電話であり、どの方法でも応募者への配慮が求められます。法的には通知義務はありませんが、適切に連絡しない場合、応募者からの信頼を損ね、企業イメージの低下やSNSでの風評につながるリスクもあります。特に郵送の場合は履歴書返却など個人情報の取り扱いにも注意が必要です。
不採用通知が求められる選考段階と頻度
不採用通知は下記のような段階ごとに必要です。
| 選考段階 | 通知方法 | 実施頻度 |
|---|---|---|
| 書類選考 | メール・郵送 | 全応募者に必須 |
| 一次面接 | メール・場合により電話 | 通過者以外全員 |
| 最終面接 | メール・電話（丁寧に） | 最終候補者全員 |
ポイント
– 書類選考後1週間以内、面接後3～5日以内が目安
– 返信が必要な場合はその旨も明記
– 応募者数に応じた効率的な運用が重要
不採用通知の役割：応募者体験向上と企業イメージ保護
不採用通知は応募者の不安や疑問を解消し、企業への信頼感を保つ役割を果たします。丁寧な通知により「連絡が来ない」「不採用理由が知りたい」といった不満を防ぎ、応募者の心理的負担も軽減されます。さらに、転職市場やSNSでの企業評価にも直結し、将来の応募や口コミにも影響します。
適切な通知がもたらす長期的な採用メリット
適切な不採用通知が企業にもたらすメリット
- 応募者満足度の向上：丁寧な通知で企業への信頼感が増し、再応募や紹介につながることも多いです。
- 採用ブランディングの強化：誠実な対応は、口コミやSNS上の評判向上に寄与します。
- 将来の優秀人材確保：応募者の経験が良ければ、将来的な再チャレンジや人材紹介のルートが生まれます。
適切な不採用通知のチェックリスト
1. 応募者への感謝を必ず伝える
2. 結果と理由は簡潔かつ丁寧に
3. 個人情報保護と返却対応を徹底
4. 応募者からの問い合わせに迅速に対応
このように、不採用通知は単なる連絡ではなく、企業の信頼を高め、長期的な採用活動の基盤を築く重要なプロセスです。
不採用通知の最適タイミング：いつ送るべきか段階別ルールと事例
不採用通知 いつ来る？書類選考後・面接後のベストタイミング
不採用通知は応募者の不安を解消し、企業イメージを守るためにも迅速な対応が求められます。書類選考後は通常3日～1週間以内、面接後は2日～1週間以内が理想とされています。特に最終面接の場合は、結果が出次第速やかに通知することで誠実な印象を残せます。以下のタイミングを参考にしてください。
| 選考段階 | 通知推奨日数 | 理由 |
|---|---|---|
| 書類選考 | 3～7日以内 | 応募者の次の活動を早めるため |
| 一次面接 | 2～5日以内 | 早期連絡で誠実な企業姿勢を示す |
| 最終面接 | 結果が出次第即日～3日 | 期待度が高い分、遅延は信頼低下に直結 |
応募者は「不採用通知 いつ来る？」と不安を抱えがちなので、明確な期限を伝えることも重要です。
最終面接 不採用連絡早い・遅い場合のリスク比較
最終面接後の不採用通知が早い場合、応募者は「見送り理由が明確だった」と納得しやすく、次の就職活動へ前向きに切り替えられます。しかし、早すぎる通知は「形式的だったのでは」と不信感を持たれることもあるため、適切な選考プロセスの説明が必要です。
一方、通知が遅すぎる場合は「最終面接 不採用連絡遅い」などの不満やクレームにつながりやすく、企業への信頼を損なうリスクがあります。遅延した場合は、遅れた理由と謝罪を必ず伝えることで、丁寧な印象を与えましょう。
不採用通知 来ない・連絡なしの失礼対応とフォロー策
不採用通知が来ない、連絡がない場合は、応募者から企業への信頼が大きく損なわれます。「不採用通知 来ない」「連絡なしは失礼」と感じる応募者も多く、SNSや口コミで評判が低下する恐れがあります。
以下の対応策が有効です。
- 応募受付時に連絡予定日を明示
- 選考状況を定期的に報告
- 不採用の場合は必ず通知を送付
通知が遅くなる場合も、途中経過の連絡を入れることで応募者の不安を和らげることができます。
連絡遅延が招くクレーム事例と予防策
連絡遅延によるクレームは、企業の採用活動全体に大きな悪影響を及ぼします。例えば、「面接結果が1週間経っても来ない」「連絡がないまま放置された」といった声が代表的です。
予防策としては以下のポイントが挙げられます。
- 選考結果の連絡期限を明記
- 選考が長引く場合は中間報告を徹底
- 問合せ窓口を設置し、迅速な対応を心がける
このような対応を実施することで、応募者の満足度を高め、企業イメージの向上にもつながります。
不採用通知メールの書き方完全マニュアル：件名から末文まで
不採用通知メールは、応募者への配慮と企業の信頼を守るために非常に重要です。送信タイミングは面接や書類選考後、3～7日以内が最適とされています。本文は「応募への感謝」と「選考結果」を明確にし、直接的な表現は避けてください。履歴書返却や問い合わせ窓口の案内も記載しましょう。
下記のポイントを押さえて作成しましょう。
- 件名は明確かつ簡潔に
- 冒頭で応募への感謝を伝える
- 選考結果は柔らかい表現で伝達
- 履歴書返却や今後の活躍を祈る言葉を添える
- 末文は丁寧な締めくくりを意識
不採用通知は、メール以外にも郵送や電話など方法がありますが、近年はメールが主流です。迅速かつ誠実な対応が企業価値を高めます。
不採用通知メール例文20選：一次・二次・最終面接別コピペOK
不採用通知メールは、面接段階や状況により表現を使い分けることが大切です。下記に一次・二次・最終面接別の例文を紹介します。
一次面接後の例文（例）
1. ご応募ありがとうございました。誠に残念ながら今回はご希望に添えない結果となりました。
2. この度は弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考を重ねた結果、見送りとさせていただきます。
3. 熱意あるご応募に感謝申し上げます。選考の結果、採用を見送ることとなりました。
二次・最終面接後の例文（例）
1. 先日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。慎重な選考の結果、今回はご縁がございませんでした。
2. 面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。大変心苦しいご連絡ではございますが、不採用となりました。
3. 最終面接まで進んでいただきましたが、社内選考の結果ご希望に添えず申し訳ございません。
この他にも多数の例文を用意し、面接段階や応募者の状況ごとに柔軟に使い分けるのがポイントです。
不採用通知メール 件名例とクリック回避のNGパターン
不採用通知メールの件名は、応募者が内容をすぐに把握できるよう明確に設定しましょう。件名例と避けるべきNGパターンを下記にまとめます。
| 件名例（おすすめ） | NGパターン（避けるべき） |
|---|---|
| 選考結果のお知らせ（株式会社〇〇） | 不採用のお知らせ |
| 【株式会社〇〇】選考結果のご連絡 | 件名なし |
| 〇〇様 面接結果のご連絡 | お疲れ様でした |
NGパターンは、直接的すぎる表現や件名未記載など、応募者に不安や不快感を与えます。明確かつ丁寧な件名を心がけましょう。
不採用通知 テンプレート無料ダウンロード：Word・Excel対応
効率化のために、不採用通知の無料テンプレートを活用するのがおすすめです。WordやExcel形式で提供されているテンプレートは編集も簡単で、社内フォーマットに合わせやすいのが特徴です。
主な特徴は以下の通りです。
- 書類選考・面接結果どちらにも対応
- 挨拶文・お礼・選考結果・締め文がセット
- 履歴書返却など個別対応も簡単に追記可能
テンプレート利用時は、企業名や担当者名、応募者情報を必ず最新に更新し、誤送信を防ぐことが重要です。ダウンロード後はカスタマイズしてご利用ください。
不採用通知メールの本文構成：挨拶・お礼・結果伝達の黄金ルール
不採用通知メールの本文構成は、応募者の気持ちに配慮した黄金ルールを守ることが大切です。
- 1. 挨拶・名乗り
-
応募者名を正式に記載し、担当者名・企業名を明示
-
2. 応募へのお礼
-
「この度はご応募いただき、誠にありがとうございます」など感謝の意を伝える
-
3. 選考結果の伝達
-
「慎重に選考を重ねた結果、今回はご希望に添えない結果となりました」と柔らかい表現を使用
-
4. 履歴書や書類対応（必要時）
-
「ご提出いただいた書類は同封にて返却いたします」など丁寧に記載
-
5. 今後の活躍を祈る末文
- 「今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます」と締めくくる
この流れを守ることで、応募者の不安や不満を和らげ、企業としての信頼性も高まります。
不採用通知 返信対応とトラブルシューティング
不採用通知に対する返信やトラブルシューティングは、企業の信頼性や応募者の満足度を高めるうえで重要です。不採用通知の返信は必須ではありませんが、丁寧な対応が企業イメージ向上につながります。応募者からの質問や理由の問い合わせがあった場合も、誠実な姿勢で対応しましょう。特に選考結果を伝える際は、感謝の気持ちや配慮を忘れずに伝えることで、良好な関係を保てます。下記のパターンや即答テンプレートを活用し、トラブルの未然防止と迅速な対応を心がけてください。
不採用通知 返信例文：理由を聞かれた時の丁寧回答パターン
応募者から不採用理由を尋ねられた際は、個人情報や選考基準に配慮しつつ、誠実な回答を行うことが大切です。以下は、丁寧な対応例です。
| シーン | 回答例 |
|---|---|
| 一般的な理由説明 | このたびはご応募いただきありがとうございました。誠に恐縮ですが、選考基準や他の応募者との比較による総合的な判断のため、個別の理由はご案内できかねます。何卒ご理解ください。 |
| 業務適性が合わなかった場合 | 選考の結果、現時点での弊社の求める業務内容やスキルとのマッチングを総合的に判断し、今回はご期待に沿えない結果となりました。今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。 |
このような丁寧な表現を用いることで、応募者の納得感を高め、不要なトラブルを防ぐことができます。
不採用から採用メールが来るケースのフォローアップ
まれに不採用通知の後で採用連絡が届くケースがあります。この場合は、誤送信や社内調整の結果変更などが考えられるため、以下のような対応がおすすめです。
- まず応募者に状況確認のメールを送る
- 社内で選考状況を再確認し、正式な回答を速やかに案内する
- 誤送信の場合は誠意をもって謝罪する
例文：
「先ほどのご案内に誤りがありましたので、改めてご連絡いたします。ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。正式な選考結果については下記の通りとなります。」
このようなケースでも誠実かつ迅速な対応を徹底しましょう。
不採用通知返信で増えるよくある質問と即答テンプレート
不採用通知への返信や問い合わせで多い質問には、迅速かつ適切に対応することが求められます。下記のような即答テンプレートを用意しておくと便利です。
| 質問内容 | 即答テンプレート |
|---|---|
| 履歴書の返却について | ご提出いただいた履歴書は社内規定に従い、厳重に管理のうえ返却または適切に処理いたします。 |
| 再応募の可否 | 今後またご応募いただくことは可能です。募集要項をご確認のうえ、ぜひご検討ください。 |
| 選考結果の詳細 | 個別の選考内容や詳細に関しては、社内規定によりご案内できかねます。ご理解賜りますようお願い申し上げます。 |
これらの対応例をもとに、応募者一人ひとりに丁寧かつ公平なコミュニケーションを心がけてください。
不採用通知 郵送・書面通知の手順とテンプレート
不採用通知を郵送する際は、応募者への配慮と法的リスクを考慮し、正確かつ迅速な対応が求められます。郵送の手順は、以下の流れが基本です。
- 書類選考や面接の結果が確定次第、できるだけ早く通知を作成します。
- 通知文書には応募者氏名や応募職種、選考結果、応募への感謝、今後の活躍を祈る結びの言葉を記載します。
- 通知文書とともに、必要に応じて履歴書などの応募書類を同封します。
- 封筒には応募者の氏名・住所を正確に記載し、個人情報保護の観点から親展と明記するのが望ましいです。
下記のテーブルは郵送手順のポイントをまとめたものです。
| 手順 | ポイント |
|---|---|
| 通知作成 | 応募者ごとに内容を確認し、誤記を防ぐ |
| 封入書類 | 不採用通知・応募書類（返却時） |
| 封筒記載 | 応募者名・住所、親展明記 |
| 郵送方法 | 普通郵便または書留、速達も選択可 |
| 送付時期 | 選考結果確定から1週間以内が目安 |
不採用通知 郵送例文と封筒・宛名書き方の詳細ガイド
不採用通知の郵送例文は、応募者の努力や今後の活躍を丁寧に労う内容が信頼性につながります。宛名や封筒の書き方も重要なポイントです。
不採用通知 郵送例文
拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度は弊社求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。選考の結果、今回はご期待に沿いかねる結果となりました。ご応募および面接の機会をいただき、心より感謝申し上げます。
今後のご活躍をお祈り申し上げます。
敬具
封筒・宛名の書き方ポイント
- 宛名は応募者の氏名を正確に記入し、様を付けます。
- 住所は都道府県から番地まで省略せず記載します。
- 封筒表面に「親展」と朱書きすると個人情報の保護に役立ちます。
- 会社名や部署名も明記し、裏面には差出人（企業名・人事担当者）を記載します。
不採用通知 郵送 書留・親展の必要性とコスト比較
不採用通知の郵送方法には普通郵便、書留、速達などいくつかの選択肢があります。個人情報が含まれるため、書留や親展を利用することでより安全に届けられます。
| 郵送方法 | 特徴 | コスト | 利用推奨ケース |
|---|---|---|---|
| 普通郵便 | 一般的・低コスト | 約84円〜 | 一般的な通知 |
| 書留 | 配達証明・紛失防止 | 追加430円〜 | 履歴書返却など重要書類 |
| 速達 | 配達が早い | 追加260円〜 | 早急に通知したい場合 |
| 親展 | 封筒に朱書き | 無料 | 個人情報保護の意識付け |
親展は法的義務ではありませんが、トラブル防止や信頼性向上の観点から推奨されます。重要書類返却時には書留を選ぶことで、紛失リスクを低減できます。
不採用通知 文書・手紙テンプレート：拝啓から結びまで
不採用通知の文書には、ビジネスマナーを徹底し、応募者への敬意を示します。手紙形式の場合、冒頭に「拝啓」や時候の挨拶、結びに「敬具」などを入れることで、より丁寧な印象となります。
テンプレート例
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。選考の結果、誠に残念ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。貴殿のこれまでのご経験と熱意に深く感謝申し上げます。
今後ますますのご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
ポイント
- 時候の挨拶や応募への謝意を必ず入れる
- 「不採用」など直接的な表現を避け、柔らかい文言を使用
- 応募書類返却の場合は同封の旨を記載
- 署名には企業名・部署・担当者名を明記
このような丁寧な書面通知を心がけることで、企業の信頼性や応募者への配慮が伝わります。
不採用通知 電話連絡のスクリプトと心理的配慮
電話で不採用通知を伝える際は、相手の心情に最大限配慮しつつ、正確かつ簡潔に伝えることが重要です。電話はダイレクトなコミュニケーション手段のため、言葉選びや声のトーンには特に注意しましょう。候補者が緊張しやすい状況を理解し、短時間で要点を押さえた伝達を心がけてください。
電話連絡時の心理的配慮としては、以下のポイントが挙げられます。
- 落ち着いた声で丁寧に挨拶する
- 応募や面接に対する感謝を必ず伝える
- 不採用の理由を詳細に述べすぎない
- 今後の活躍を心から願う言葉を添える
- 必要に応じて質問を受け付ける姿勢を示す
このような配慮により、候補者の気持ちを尊重しつつ、企業イメージの向上にもつながります。
不採用通知 電話例文：30秒以内で伝えるプロトーク
限られた時間内に的確に伝えることが求められます。以下の例文は、30秒以内で伝えられるよう構成されています。
| ステップ | セリフ例 |
|---|---|
| 1. 挨拶 | 「お世話になっております。株式会社〇〇の人事担当、△△です。」 |
| 2. 感謝 | 「先日は面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。」 |
| 3. 結果 | 「慎重に選考を進めた結果、今回はご期待に沿えない結果となりました。」 |
| 4. 配慮 | 「貴重なお時間をいただき、心より感謝申し上げます。」 |
| 5. 締め | 「今後のご活躍をお祈りしております。ご不明な点があればご連絡ください。」 |
このパターンを基に、応募者ごとにアレンジすると丁寧な印象を与えられます。
不採用 電話 理由を聞かれたら・気まずい時の切り抜け方
不採用の理由を直接尋ねられる場合や、気まずい沈黙が生まれた場合には、以下の対応が有効です。
-
理由を聞かれた際の例文
「社内で慎重に検討した結果、今回は社内事情や他の応募者との兼ね合いにより採用を見送る運びとなりました。詳細は差し控えさせていただきますが、ご理解いただけますと幸いです。」 -
気まずい雰囲気になったときの対処法
「ご期待に添えず申し訳ありません。改めてご応募いただきましたことに感謝申し上げます。今後のご活躍を心よりお祈りしております。」 -
沈黙が続いた場合の一言
「何かご質問があれば遠慮なくお申し付けください。」
このような対応で、誠意を持ったやり取りが可能になります。
不採用 電話くるタイミングと併用推奨ケース
電話での不採用通知は、特に下記のようなタイミングやケースで推奨されます。
- 最終選考や役員面接後など、丁寧な対応が求められる場合
- 書類選考通過後の面接辞退や、内定直前での不採用時
- 応募者が遠方や在職中で、迅速な連絡が必要な場合
電話連絡のタイミングは、面接後1〜3日以内が最適です。電話の後にメールや郵送で文書を送付することで、連絡漏れや誤解を防ぎやすくなります。
| 連絡方法 | 適したシーン | 特徴 |
|---|---|---|
| 電話 | 最終面接・内定辞退 | 丁寧で誠意が伝わりやすい |
| メール | 一次面接・大量採用時 | 迅速かつ記録が残る |
| 郵送 | 書類返却や正式通知を要する場合 | 公式感・フォーマル |
これらを併用することで、候補者への配慮と業務効率の両立が可能です。
不採用通知 NG例・お祈り表現の改善とアルバイト・パート特化
不採用通知においては、応募者への配慮と企業イメージの維持が重要です。不適切な「お祈りメール」や古い表現は、応募者に不快感を与え、求職者の信頼を損なう原因となります。特にアルバイトやパートの不採用通知でも、誤解や不満を生まない表現を心がける必要があります。最新のルールに基づき、応募者の心理に配慮した通知文を用意することで、企業の印象を高めることができます。
不採用 お祈り メール例文と避けるべき古い表現
従来の不採用通知には「今後のご健闘をお祈り申し上げます」など型通りの表現が多く使われてきましたが、形式的すぎると冷たい印象を与えがちです。特に以下のような表現は避けるのが適切です。
| NG表現 | 推奨表現 |
|---|---|
| 今後のご健闘をお祈り申し上げます | 今回のご応募に心より感謝いたします。今後のご活躍をお祈りしております。 |
| 採用見送りとなりました | 誠に残念ながら、今回はご期待に沿えませんでした。 |
| 書類選考の結果、不採用とさせていただきます | 慎重に選考を進めた結果、他の方を採用する運びとなりました。 |
このように、応募者への感謝や丁寧な言い回しを意識することが大切です。
不採用通知 文例・文案のプロ修正前後比較
不採用通知の文案は、少しの工夫で印象が大きく変わります。下記の比較表を参考にしてください。
| 修正前 | 修正後 |
|---|---|
| 書類選考の結果、不採用です。 | この度はご応募いただき誠にありがとうございました。慎重に選考を行いましたが、今回はご期待に沿うことができませんでした。 |
| 今後のご健闘をお祈りします。 | ご応募いただいたことに心より感謝申し上げます。◯◯様の今後のご活躍をお祈りしております。 |
主な改善ポイント
– 応募への感謝を最初に伝える
– 直接的な表現を避ける
– 応募者の努力や経験に触れる一文を加える
アルバイト 不採用通知メール・郵送・電話の専用テンプレート
アルバイトやパートの不採用通知も、正社員同様に丁寧かつ簡潔に伝えることが重要です。以下にメール・郵送・電話用のテンプレートを紹介します。
メールの場合
件名：面接結果のお知らせ
〇〇様
この度は弊社のアルバイト求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考を進めた結果、誠に残念ながら今回はご期待に沿うことができませんでした。ご応募への感謝とともに、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
郵送の場合
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度は弊社のアルバイト求人へご応募いただき、誠にありがとうございました。厳正な選考の結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。ご応募いただきましたことに心より感謝申し上げます。今後のご発展をお祈りいたします。
敬具
電話の場合
「〇〇様でしょうか。○○会社の採用担当△△でございます。この度はご応募いただきありがとうございました。慎重に選考を進めた結果、今回は残念ながらご期待に沿えない結果となりました。ご応募いただき、心より感謝申し上げます。」
ポイント
– 応募者名を必ず明記
– 感謝と配慮を忘れずに表現
– 必要に応じて履歴書返却等の案内も記載
このようなテンプレートを活用し、応募者への誠実な対応を徹底しましょう。
不採用通知の実務効率化：ツール活用と運用改善策
不採用通知の業務を効率化するためには、ATS（採用管理システム）やメール配信ツールの導入が有効です。これらのツールを活用すると、選考状況の一元管理や、複数の応募者への一括通知が可能となり、担当者の負担を大幅に軽減できます。さらに、テンプレート機能を利用することで、文面の統一と誤送信防止にもつながります。運用改善策としては、通知のタイミングをシステムで自動リマインドし、選考結果の伝達漏れや遅延を防ぐことも重要です。以下のように、導入前後での業務フローの違いを把握し、最適な運用を目指しましょう。
| 導入前 | 導入後 |
|---|---|
| 手作業で個別送信 | 一括送信・自動化 |
| 文面ごとに編集 | テンプレートで統一 |
| 選考漏れ発生 | ステータス管理で防止 |
| 効率が低い | 時間短縮・負担減 |
不採用通知 テンプレ自動化：ATS・メールツール導入事例
ATSやメール配信ツールを導入する企業では、通知業務の自動化が進んでいます。例えば、選考ステータスを「不採用」に設定すると自動でメールが送信される仕組みや、応募者ごとにカスタマイズしたテンプレートを差し込む機能が活用されています。この自動化により、担当者のミスや遅れを最小限に抑えられるだけでなく、応募者へも迅速かつ丁寧な対応が実現します。特に、多数の応募者を抱える中途・新卒採用やアルバイト募集の現場では、下記のようなメリットが得られます。
- 作業時間の短縮
- 文面統一による信頼感向上
- 選考結果の即時通知
- 履歴書返却や郵送業務の効率化
書類選考 不採用通知 例文と一括送信Tips
書類選考段階での不採用通知は、テンプレートを活用して一括送信するのが効率的です。下記は実用的な例文です。
【例文】
山田太郎様
このたびは弊社求人にご応募いただき誠にありがとうございました。慎重に選考いたしました結果、今回はご希望に沿いかねることとなりました。ご応募に感謝するとともに、今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
【一括送信のポイント】
– ATSの一括メール送信機能を利用
– 氏名や応募職種を自動差込
– 誤送信防止のため、送信前にプレビューで確認
– 必要に応じて応募書類返却の案内も記載
これにより、短時間で多人数に正確な通知が可能となります。
不合格通知の類似ケース：大学・バイト応募者対応
大学入試やアルバイト採用でも、不合格通知が求められる場面があります。大学の場合は郵送による正式文書が一般的で、「合格発表日に郵送で通知」「簡潔かつ丁寧な文面」が重視されます。アルバイト応募者には、メールや電話で迅速に通知することが信頼確保につながります。いずれのケースも、下記の点に注意しましょう。
- 大学：合否理由は明記せず、今後の健闘を祈る旨を記載
- アルバイト：応募への感謝と次回応募の歓迎を伝える
- 書面の場合は宛名や日付の正確な記載
このような対応を徹底することで、応募者との信頼関係を損なわず、企業や学校のイメージ向上にも寄与します。
コメント